Treuhandsoftware wählen: 12 Fragen vor dem Entscheid

Die wichtigste Frage zuerst: Hilft die Software, keine Frist zu verpassen? Im Treuhandalltag hängt fast alles an Stichtagen.

1. 01

   Bildet die Software Ihre Fristen ab?

   Buchhaltung, Lohn, MWST, Steuern und Jahresabschluss: Jede dieser Fristen sollte pro Kunde und Mandat nachgeführt werden und rechtzeitig sichtbar sein, nicht erst am Stichtag. Fragen Sie, wie die Software zeigt, wo eine Frist näher rückt.

2. 02

   Entstehen Aufgaben von selbst?

   Eine gute Fristenkontrolle macht aus einer Frist eine Aufgabe mit einer verantwortlichen Person. Klären Sie, ob das automatisch geschieht oder ob jemand die Aufgaben von Hand anlegen muss. Hilfreich ist, wenn kritische Fristen zuerst als Vorschlag erscheinen und freigegeben werden.

3. 03

   Kennt die Software den Schweizer Treuhandalltag?

   MWST nach effektiver Methode oder mit Saldosteuersatz, QR-Rechnung, Mahnstufen nach Schweizer Praxis, UID und Handelsregister: Was für andere Länder gebaut wurde, braucht hier oft Umwege. Lassen Sie sich diese Punkte konkret zeigen.

Hier entscheidet sich, ob die Software Zeit spart oder nur eine weitere Liste ist, die jemand nachführen muss.

1. 04

   Wird erledigte Arbeit zuverlässig verrechnet?

   Prüfen Sie, wie aus einer erledigten Arbeit eine Rechnungsposition wird. Je weniger von Hand übertragen werden muss, desto kleiner die Gefahr, dass Aufwand unverrechnet bleibt. Fragen Sie auch nach wiederkehrenden Pauschalen, die sich als Abo abrechnen lassen.

2. 05

   Wie läuft das Mahnwesen?

   Mahnstufen, Gebühren, Zahlungsfristen und Mahntexte sollten einstellbar sein. Überfällige Rechnungen sollten nicht von Hand gesucht werden müssen, sondern zur richtigen Zeit zur Mahnung vorliegen.

3. 06

   Werden Zahlungseingänge zugeordnet?

   Wer Bankzahlungen einlesen und automatisch der passenden Rechnung zuordnen kann, spart jeden Monat Zeit. Wichtig ist, dass unklare Eingänge gesammelt zur Prüfung bereitstehen und doppelt eingelesene Zahlungen erkannt werden.

Sobald mehr als eine Person mit Kundendaten arbeitet, werden Rechte und Nachvollziehbarkeit wichtig.

1. 07

   Wer darf was sehen?

   Sobald mehrere Personen mit sensiblen Kundendaten arbeiten, braucht es Rollen und Rechte je Bereich: ansehen, erfassen, bearbeiten, löschen. Fragen Sie, wie fein sich das einstellen lässt.

2. 08

   Ist jede Änderung nachvollziehbar?

   Ein Protokoll, das festhält, wer wann was geändert hat, und ein Papierkorb für Gelöschtes schützen vor Fehlern und klären Missverständnisse schnell.

3. 09

   Arbeitet das Team auf demselben Stand?

   Änderungen sollten sofort für alle sichtbar sein. Doppelte Listen und Rückfragen, wer den aktuellen Stand hat, kosten im Alltag mehr Zeit, als man denkt.

Der Preis pro Monat ist nur ein Teil der Rechnung. Ebenso wichtig ist, wie der Wechsel gelingt.

1. 10

   Wie kommen Ihre bestehenden Daten hinein?

   Klären Sie früh, wer Kunden, Mandate und Stammdaten übernimmt, was das kostet und wie lange es dauert. Eine begleitete Einführung erspart dem Team viel Ausprobieren.

2. 11

   Wie wird abgerechnet?

   Pro Mandat, pro Nutzer oder als Paket mit Zusatzmodulen: Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen und fragen Sie nach Einrichtung, Zusatzmodulen und Mindestlaufzeit. Wie das konkret geht, zeigt der Ratgeber Was kostet eine Treuhandsoftware?

3. 12

   Passt die Software zu Ihrer Bürogrösse?

   Ein Einzelbüro setzt andere Schwerpunkte als ein Team mit zehn Personen. Lassen Sie sich die Software an Ihren eigenen Abläufen zeigen, nicht nur an einer allgemeinen Präsentation.

Mandaro ist eine Treuhandsoftware für Schweizer Treuhandbüros. Wie die einzelnen Punkte gelöst sind, zeigen die Seiten zu Fristenkontrolle, Leistungsverrechnung, Rechnungen und Mahnwesen, Zahlungen und Sicherheit. Was Mandaro für Ihr Büro kostet, steht auf der Preisseite.